Từ tháng 5/2026, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam sẽ chính thức triển khai Quyết định số 366/QĐ-BHXH về quy trình thu BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo hướng hiện đại, minh bạch và đẩy mạnh chuyển đổi số. Quy trình mới được kỳ vọng sẽ tạo thuận lợi hơn cho người dân, doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý của ngành bảo hiểm.

BHXH Việt Nam tiếp tục hiện đại hóa quy trình thu và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

Minh bạch hơn trong giải quyết thủ tục

Theo BHXH Việt Nam, quy trình mới được xây dựng trên nguyên tắc “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian, rõ kết quả”. Việc phân cấp, phân quyền được thực hiện cụ thể hơn nhằm nâng cao tính chủ động của từng cấp trong toàn hệ thống. Người tham gia được tạo điều kiện thuận lợi trên cơ sở tự kê khai, tự chịu trách nhiệm, trong khi cơ quan BHXH các cấp được quy định rõ nhiệm vụ để hạn chế chồng chéo, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ và nâng cao hiệu quả phục vụ.

Theo quy định mới, BHXH cơ sở sẽ trực tiếp hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động và người dân kê khai, nộp hồ sơ, thu và hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN; đồng thời thực hiện cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, điều chỉnh thông tin người tham gia và trả kết quả thủ tục hành chính. Trong khi đó, BHXH cấp tỉnh có trách nhiệm hỗ trợ xử lý dữ liệu vướng mắc, giải quyết các trường hợp thuộc thẩm quyền và phối hợp tháo gỡ khó khăn trong quá trình thực hiện tại địa phương.

Đối với BHXH Việt Nam, cơ quan sẽ thực hiện thu tiền ngân sách trung ương đóng, hỗ trợ đóng BHXH, BHYT, BHTN cho các nhóm đối tượng theo quy định. Đồng thời, cơ quan trung ương cũng chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp vượt thẩm quyền hoặc chậm giải quyết nhằm bảo đảm quá trình vận hành thống nhất trong toàn hệ thống. Việc phân định rõ trách nhiệm từng cấp được đánh giá sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tăng tính minh bạch và hạn chế tình trạng đùn đẩy trách nhiệm trong giải quyết thủ tục.

Một trong những điểm nổi bật nhất của quy trình mới là tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong toàn bộ quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Người tham gia hiện có thể sử dụng sổ BHXH điện tử để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN; đồng thời sử dụng thẻ BHYT điện tử khi khám chữa bệnh thông qua ứng dụng định danh điện tử quốc gia VNeID mức độ 2, ứng dụng VssID hoặc email mà không cần xuất trình nhiều loại giấy tờ như trước đây.

Đối với hồ sơ giao dịch điện tử, hệ thống phần mềm của ngành bảo hiểm sẽ tự động xác thực thông tin của đơn vị sử dụng lao động và người tham gia thông qua mã số định danh điện tử. Dữ liệu được đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu bảo hiểm nhằm bảo đảm tính chính xác, minh bạch và hạn chế sai sót. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử cho người tham gia.

Hoàn thiện hệ thống quản lý bảo hiểm số

Quy trình mới cũng quy định rõ thời gian xử lý hồ sơ nhằm nâng cao trách nhiệm của cơ quan thực hiện và bảo đảm quyền lợi cho người dân. Theo đó, trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác, việc hướng dẫn bổ sung hoặc trả lại hồ sơ phải được thực hiện không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận. Đây được xem là bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính, góp phần giảm thời gian chờ đợi và nâng cao mức độ hài lòng của người tham gia bảo hiểm.

Ngoài việc rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, hệ thống phần mềm còn tự động xác định trạng thái chậm đóng hoặc trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp để gửi thông báo và văn bản đôn đốc theo quy định. Người lao động có thể chủ động theo dõi quá trình đóng bảo hiểm của đơn vị sử dụng lao động thông qua ứng dụng VssID. Điều này giúp tăng tính minh bạch, đồng thời hỗ trợ người lao động giám sát quyền lợi của mình một cách thuận lợi và kịp thời hơn.

BHXH Việt Nam cho biết việc ban hành và triển khai quy trình mới sẽ góp phần hoàn thiện cơ chế quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN theo hướng công khai, minh bạch và hiện đại hơn. Đồng thời, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính và thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia trong giai đoạn mới.

Với việc đẩy mạnh chuyển đổi số, hoàn thiện dữ liệu và đơn giản hóa thủ tục hành chính, ngành BHXH đang từng bước xây dựng hệ thống quản lý hiện đại, minh bạch và thân thiện hơn, qua đó tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp tiếp cận chính sách an sinh một cách nhanh chóng, hiệu quả và bền vững hơn trong thời gian tới.